Jak zorganizować w 100% zdalny onboarding – case study Netguru

Jednym z pierwszych wyzwań, z jakimi przyszło się firmom zmierzyć w trakcie ogłoszonej pandemii, była zdalna rekrutacja. Zaraz po rekrutacji powinien pojawić się onboarding. W jaki sposób przeprowadzić skuteczny onboarding zdalny? Sprawdźcie, jak udało się zorganizować w 100% zdalny onboarding w Netguru.

Doświadczeniami w zakresie organizacji zdalnego onboardingu podzieliła się Justyna Fibich-Grajcar, Employer Branding & Community Specialist w Netguru.

Jakie wcześniejsze doświadczenia Netguru ułatwiły przygotowanie zdalnego onboardingu?

W kulturze Netguru szczególnie ważne są wartości. Jedną z nich jest wychodzenie ponad oczekiwania klientów i współpracowników (ang. Exceed clients’ and colleagues’ expectations). Kierując się tą wartością, przy tworzeniu nowego procesu skupiliśmy się na tym co najważniejsze: aby dołączające do nas osoby miały jak najlepsze doświadczenia już w pierwszych dniach pracy. 

Nie mniej ważną rzeczą, która ułatwiła nam przygotowanie zdalnego onboardingu było nasze doświadczenie w pracy zdalnej. Netguru jest firmą “remote friendly”; nasi pracownicy mogą dowolnie wybierać między pracą z biura a pracą zdalną. Mimo że onboarding prowadziliśmy zdalnie po raz pierwszy, mamy bardzo duże doświadczenie w komunikacji i procesach zdalnych. Wiedzieliśmy jakie mogą pojawić się przeszkody, na co zwracać uwagę i jakie mamy możliwości. Mieliśmy też gotowe narzędzia, które pozwoliły nam na sprawne wprowadzenie zmian w obszarze onboardingu.

Jak szybko udało się Wam uruchomić pierwszy zdalny onboarding?

Decyzja naszego CEO o zamknięciu biur została ogłoszona w poniedziałek 9 marca 2020 późnym popołudniem. Nasz pierwszy zdalny onboarding odbył się zgodnie z planem, w kolejny poniedziałek, 16 marca – tydzień po ogłoszeniu decyzji. Tego dnia wdrożyliśmy osiem nowych osób.

Z jakich etapów składa się zdalny onboarding w Netguru?

Pierwszym etapem jest otwarta i transparentna komunikacja z kandydatem przed onboardingiem. Jest ona szczególnie ważna w przypadku onboardingu zdalnego, kiedy ze strony kandydatów pojawia się więcej pytań, wątpliwości i niepewności. Na tym etapie odbywa się też cała logistyka: elektronicznie podpisujemy z kandydatem umowę oraz wysyłamy komputer i paczkę powitalną, zawierającą kilka firmowych gadżetów.

Kolejnym krokiem jest już sam dzień onboardingu, kiedy to łączymy się ze wszystkimi nowymi osobami na wspólnym spotkaniu online. Treść sesji zaplanowanych na ten dzień nie różni się bardzo od onboardingu w biurze. Mamy prezentacje o zasadach pracy w Netguru, naszej kulturze organizacyjnej oraz o benefitach i możliwościach rozwoju. Nowe osoby ze zdalną pomocą IT supportu konfigurują swoje komputery, a później dostają od nas wskazówki nt. bezpieczeństwa danych. Bardzo istotną częścią onboardingu jest też spotkanie z naszym CEO, który opowiada nowym osobom o wartościach i planach Netguru. Oczywiście w tym przypadku to spotkanie również odbyło się online.

Od zawsze integralną częścią naszych onboardingów był moment przedstawienia nowych pracowników całej firmie. W sytuacji, gdy nie możemy poznać się osobiście, wydaje mi się to jeszcze ważniejsze, aby każdy z nas mógł po prostu powitać nowych kolegów i koleżanki i przybić z nimi “wirtualną piątkę”. Dlatego zawsze w dniu onboardingu publikujemy na naszym wewnętrznym firmowym blogu post przedstawiający nowych pracowników, wstawiamy pamiątkowe zdjęcie, a potem każdy z nas ma okazję z nimi porozmawiać na ogólnofirmowym czacie (korzystamy ze Slacka).To jedna z najstarszych, a zarazem ulubionych tradycji naszych pracowników.

W kolejnych dniach nowy pracownik dostaje od nas cykl maili podsumowujących najważniejsze informacje, których może potrzebować w tym czasie. Wdrożenie stanowiskowe przeprowadzają liderzy i mentorzy nowych osób. Dzielą się z nimi checklistą onboardingową, dostosowaną do danego stanowiska, która wyjaśnia kolejne kroki i działania.

🔹🔹🔹 Sprawdź też wpis: HR w liczbach – twarde mierniki sukcesu w Netguru TUTAJ 🔹🔹🔹

Czym różni się zdalny onboarding od “zwykłego” onboardingu, który prawodopodobnie miałby miejsce, gdyby nie sytuacja pandemii?

Do tej pory onboardingi organizowaliśmy w głównej siedzibie naszej firmy w Poznaniu. Był to dla nas niezwykle istotny element wdrożenia, biorąc pod uwagę fakt, że część dołączających do nas osób będzie pracować w 100% zdalnie. Chcieliśmy żeby pierwszego dnia wszystkie nowe osoby mogły zobaczyć nasze biuro, poczuć atmosferę Netguru i poznać jak najwięcej osób. Był to również czas na przekazanie im sprzętu, załatwienie wszystkich formalności oraz zrobienie sesji zdjęciowej.

Przy onboardingu zdalnym, z nowymi osobami spotykamy się online, nie mają więc okazji przyjechać do Poznania. Kiedy sytuacja wróci do normy, na pewno będziemy chcieli umożliwić im nadrobienie tego elementu. Na razie podejmujemy działania, aby nowym osobom łatwiej było nawiązać relacje zdalnie i poczuć się częścią zespołu. Ostatnio testujemy na przykład aplikację Donut, która paruje nowych pracowników na krótkie spotkania przy zdalnej kawie czy lunchu i pozwala im poznać osoby z innych działów firmy.

Jeśli chodzi o formalności i sprzęt, wszystkim zajmujemy się jeszcze przed onboardingiem – dokumenty wypełniamy elektronicznie, a laptopa wysyłamy kurierem. Są też takie elementy, z których musieliśmy chwilowo zrezygnować, np. onboardingowa sesja zdjęciowa.

Niemniej jednak, są też plusy onboardingu w formie zdalnej. Nowi pracownicy mają okazję zobaczyć jak działa nasza kultura remote już od pierwszych chwil w Netguru.

Co było największym wyzwaniem podczas zdalnego onboardingu i jak udało się Wam je rozwiązać?

Naszym największym wyzwaniem była presja czasu oraz upewnienie się, że nie zawiedziemy oczekiwań kandydatów. W związku z tym postawiliśmy sobie za cel, że onboarding odbędzie się planowo pomimo ogólnofirmowych zmian. Mieliśmy tylko tydzień na zaplanowanie procesu, wdrożenie nowych rozwiązań i komunikację z kandydatami. Poprzeczkę podnosił też fakt, że sytuacja w Polsce i na świecie była mocno dynamiczna. Każdego dnia nie mieliśmy pewności, czy proces, który zaplanowaliśmy, będzie nadal możliwy do zrealizowania kolejnego dnia. Dodatkowym utrudnieniem była logistyka dotycząca wysyłki sprzętu i podpisania umowy. Do tej pory te punkty onboardingu odbywały się w biurze podczas dedykowanej sesji. Tym razem zdecydowaliśmy się skorzystać z usług kurierskich, a umowy zostały podpisane elektronicznie.

🔹🔹🔹 Onboarding i rekrutacja online? A może szkolenie online? Sprawdź nasze miniszkolenia:
– „Ulubione mierniki HR innowacyjnych pracodawców“. Szkolenie ma 2 części: rekrutacja kandydatów oraz angażowanie pracowników. SZCZEGÓŁY TUTAJ
– “Przyjazny interfejs rekrutacji, czyli praktyczne sposoby na przyciąganie kandydatów IT i budowanie z nimi relacji“. SZCZEGÓŁY TUTAJ 🔹🔹🔹

Czy planujecie w jakiś sposób ocenić (zmierzyć) skuteczność zdalnego onboardingu?

Jak najbardziej! Obok pracy zdalnej i otwartości na zmiany, ważną częścią kultury Netguru jest jest udzielanie i otrzymywanie feedbacku. Informację zwrotną zbieramy po każdym procesie, wydarzeniu i projekcie. Pozwala nam to wprowadzać ulepszenia i podjąć odpowiednie kroki, gdy coś nie działa. Nie inaczej jest w przypadku onboardingu zdalnego.

Pierwsza okazja do podzielenia się feedbackiem jest już pierwszego dnia. Na koniec wszystkich spotkań zachęcamy do otwartej dyskusji i podzielenia się swoimi wrażeniami. Jeśli jednak ktoś nie ma śmiałości podzielić się feedbackiem na forum, wysyłamy po onboardingu ankietę, w której badamy poziom zadowolenia uczestników z procesu rekrutacji i onboardingu. Po analizie feedbacku mogę powiedzieć, że pierwsza edycja zdalnego onboardingu spotkała się z bardzo dobrym odbiorem i pozytywnymi komentarzami. Nie osiadamy jednak na laurach i przy kolejnych onboardingach mamy już w planach kilka małych usprawnień 🙂

Bardzo dziękuję za poświęcony czas i podzielenie się doświadczeniami Netguru!

PS. Jakie rozwiązania warto zastosować podczas zdalnej rekrutacji kandydatów? Sprawdź wpis, w którym znajdziesz innowacyjne pomysły wdrożone przez firmy w Polsce:

🔹🔹🔹 5 sposobów na rekrutację i candidate experience online 🔹🔹🔹

A jeśli uważasz ten wpis za wartościowy…podziel się nim w ulubionym serwisie 🙂 Dziękuję!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *