6 sposobów na optymalizację rekrutacji dzięki danym z ATS

Systemy ATS (ang. Applicant Tracking System), czyli aplikacje wspierające rekrutację mają bardzo dużo zalet. Jedną z nich, niekoniecznie wykorzystywaną w pełni przez rekruterów, jest możliwość optymalizacji rekrutacji dzięki danym, jakie zbierają (automatycznie) ATS. Poniżej znajdziesz podpowiedzi w zakresie analityki HR, jaką możesz prowadzić w oparciu o dane z ATS.

1. Ocena jakości źródeł rekrutacji

Czy warto poddawać ocenie wykorzystywane w firmie źródła rekrutacji? Oczywiście, że tak. Ważne, aby zrobić to w odpowiedni sposób. Zdecydowanie odradzam ocenę źródeł rekrutacji poprzez porównanie jedynie liczby aplikacji, jakie do nas spłynęły. Jaką wartość ma dla nas źródło, z którego spływa powiedzmy 100 aplikacji, jeśli spora część z nich odbiega od wymagań podanych w ogłoszeniu? Dlatego przy ocenie jakości źródeł aplikacji warto patrzeć na dalsze etapy, takie jak początek procesu rekrutacji (i sprawdzać odsetek kandydatów zapraszanych do udziału w procesie rekrutacji spośród aplikacji, jakie spłynęły) lub moment zatrudnienia kandydatów (i sprawdzać udział źródła wśród zatrudnionych kandydatów).

Raport „Źródła aplikacji”, źródło: raport z systemu Traffit
Raport „Raport zatrudnienia ze źródeł”, źródło: raport z systemu HRlink.pl
Raport „Liczba kandydatów w podziale na źródła i etapy”, źródło: raport z systemu eRecruiter

2. Ocena efektywności lejka rekrutacyjnego

Ocena efektywności lejka rekrutacyjnego to jedna z ważniejszych możliwości w zakresie analityki rekrutacji możliwej dzięki danym z ATS. Pozwala ocenić jaka część kandydatów przechodzi do kolejnych etapów rekrutacji, wskazuje tym samym miejsca największej (i najmniejszej) selekcji kandydatów.

Efektywność lejka rekrutacyjnego warto porównywać:

– dla różnych procesów rekrutacji,
– pomiędzy rekruterami pracującymi w tym samym procesie rekrutacji,
– pomiędzy rekruterami pracującymi przy innych procesach o podobnych etapach rekrutacji.

Znajomość takich danych dla wielu procesów rekrutacyjnych pozwala określić „firmowy poziom konwersji” dla poszczególnych etapów rekrutacji i monitorować odchylenia od niego. Dodatkowo, jest to m.in. źródłem wiedzy o liczbie kandydatów potrzebnych na starcie procesu do szczęśliwego zatrudnienia.

Konwersja na poszczególnych etapach rekrutacji, źródło: raport z systemu Traffit

Konwersja na poszczególnych etapach rekrutacji, źródło: raport z systemu eRecruiter
🔷 🔷🔷 4 cechy, po których poznasz dobre mierniki w HR omówiłam TUTAJ 🔷🔷🔷

3. Zadbanie o candidate experience

Systemy ATS pozwalają zatroszczyć się o candidate experience w wielu wymiarach. Samo procesowanie kandydata w systemie pozwala zwiększyć szansę na to, że nie zapomnimy o kandydacie. Możemy korzystać też z możliwości wygodnego komunikowania się z kandydatami z poziomu ATS (także w sposób obejmujący całe grupy kandydatów na różnych etapach rekrutacji). A gdzie tutaj miejsce na analitykę? Systemy ATS zliczają automatycznie chociażby czas trwania poszczególnych etapów rekrutacji dla kandydatów. Możemy dzięki temu zidentyfikować etapy rekrutacji, które trwają najdłużej, a następnie…poszukać możliwości ich skrócenia, najlepiej razem z biznesem, ale o tym za chwilę.

Średni czas trwania poszczególnych etapów rekrutacji, źródło: raport z systemu Traffit
🔷🔷🔷 O tym, jak zmierzyć i zbadać candidate experience przeczytasz TUTAJ 🔷🔷🔷

4. Porównanie efektywności rekruterów i rekrutacji w zespole

Wspomniane już dane dotyczące konwersji na poszczególnych etapach rekrutacji warto porównywać dla różnych procesów rekrutacji, a także dla różnych rekruterów. Dzięki określeniu średniej konwersji dla danego etapu w naszej firmie możemy sprawdzać czy są procesy, w których z jakiegoś powodu ta konwersja jest wyraźnie niższa lub wyższa. Warto wtedy podjąć też próbę ustalenia dlaczego tak się dzieje. Rozmowa z zespołem o tym, co pozwoliło uzyskać inny wynik pozwala m.in. na identyfikację i popularyzację w zespole dobrych praktyk, które sprawiają, że rekrutacje realizowane są szybciej i sprawniej. Jednocześnie możemy oczywiście eliminować złe praktyki, które naszą konwersję obniżają.

Liczba rekrutacji o różnym statusie w podziale na rekruterów, źródło: raport z systemu eRecruiter

5. Wsparcie i angażowanie biznesu w rekrutację

Czy zdarza Ci się słyszeć, że „rekrutacje w firmie trwają zbyt długo” albo „coraz dłużej”? Czy wzdychasz wtedy myśląc, że nie na wszystko masz wpływ? Jeśli marzysz o tym, aby biznes zaangażował się w rekrutację mocniej, sięgnij po dane z systemu ATS! Pokaż nie tylko jaki jest średni czas trwania rekrutacji w firmie, ale też z jakich etapów się składa, które etapy trwają najdłużej, a następnie…poszukajcie wspólnie sposobów na przyspieszenie działań.

Średni czas trwania etapów rekrutacji dla różnych stanowisk, źródło: opracowanie własne na podstawie raportu z systemu HRlink.pl

6. Analiza powodów odrzuceń kandydatów

W systemie wspierającym rekrutację możesz też w łatwy sposób wyraportować powody, dla których kandydaci odpadają z procesu (dobrze jest nazywać je sobie w ustandaryzowany sposób, wtedy łatwo jest porównywać dane). Analiza tych danych może dostarczyć wskazówek odnośnie wprowadzenia zmian w procesie rekrutacji. Może jakiś punkt odnośnie wymagań kandydatów warto inaczej komunikować w procesie albo rozważyć jego pominięcie? Rośnie odsetek kandydatów nie pojawiających się na spotkaniach? Poszukaj sposobów na to, aby temu przeciwdziałać.


Raport powodów odrzuceń kandydatów dla różnych etapów rekrutacji, źródło: raportu z systemu Traffit

Jak kiedyś trafnie powiedział jeden z moich klientów „Mieć świetny ATS w firmie i nie wykorzystywać w pełni jego możliwości, to jak mieć bolid Formuły 1 i trzymać go w garażu”. Upewnij się, że korzystasz w pełni z możliwości, jakie daje Twój ATS, nie tylko w zakresie analityki HR.

Dziękuję przedstawicielom eRecruiter, Traffit i HRlink.pl za udostępnienie przykładowych raportów. Wszystkie dane liczbowe w raportach są fikcyjne i dotyczą testowych rekrutacji.

Niniejszy tekst nie powstał na zamówienie żadnego z dostawców ATS, jako przykłady wybrałam raporty z 3 popularnych w Polsce systemów.

➡️➡️➡️ Na co zwrócić uwagę wybierając aplikację HR Tech przeczytasz TUTAJ ⬅️⬅️⬅️

Jeśli uważasz ten tekst za wartościowy, podziel się nim w ulubionym serwisie. Dziękuję! A jeśli nie chcesz przegapić kolejnych wpisów, zapisz się na newsletter (na górze strony).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *