Jak można odpowiedzieć na potrzebę transparentnej komunikacji kierownictwa z pracownikami? Organizując dla nich co miesięczne sesje AMA, czyli Ask Me Anything. Zobaczcie, jak wyglądało wdrożenie AMA w firmie GFT i jakie są tego efekty.
O tym, czym są sesje AMA wdrożone w firmie GFT opowiedziała mi Edyta Krukowska, Senior Employer Branding Specialist w GFT.
AMA, czyli transparentna i efektywna forma komunikacji
Czym dokładnie jest AMA i co sprawiło, że zdecydowaliście się na taką formę kontaktu managementu z pracownikami?
AMA (Ask Me Anything), to comiesięczne spotkania, podczas których kierownictwo firmy odpowiada na pytania, które nurtują pracowników GFT. Zależało nam na wyborze formy komunikacji, która jest transparentna, efektywna i będzie budziła zaufanie pracowników, stąd nasz wybór.
Podczas spotkań z pracownikami spotyka się Wojtek Mach, nasz CEO oraz inni członkowie Leadership Teamu. Istotą sesji jest odpowiadanie na pytania zbierane wcześniej przez nas z pomocą „QA Box”. Q&A Box to „wirtualna skrzynka pytań”, miejsce, do którego pracownicy mogą anonimowo przesłać wszelkie nurtujące ich pytania lub podzielić się swoimi refleksjami na temat działania firmy.
Kierownictwo, które nie unika odpowiedzi na żadne pytanie pracowników
W jaki sposób odpowiadacie na pytania przesłane przez pracowników?
Podczas sesji AMA prowadzonej już „na żywo” nie omijamy żadnego pytania, nie ingerujemy też w żaden sposób w ich treść. Inaczej mówiąc, niczego nie zamiatamy pod dywan. Zgłaszane pytania są żywą tkanką firmy. Mierzymy się tutaj nie tylko z treścią, ale też formą i językiem pytań, czyli tym w jaki sposób nasi ludzie zadają pytania.
Odpowiadając na żywo docieramy z informacją do szerokiego grona pracowników, a tematy poruszane w pytaniach często dotyczą właśnie wielu osób. Poza komunikacją werbalną mamy też tutaj komunikację pozawerbalną – można zobaczyć i posłuchać przedstawicieli kierownictwa naszej firmy. Wiemy, że odbiór takiej formy odpowiedzi jest jednak zupełnie inny niż gdybyśmy wyłącznie odpisali na pytania i jest to forma odbierana bardzo dobrze przez pracowników.
Taka bezpośrednia forma komunikacji z pracownikami wspiera i promuje preferowany przez firmę sposób prowadzenia komunikacji: kulturę feedbacku, jasne komunikaty, ale też wsparcie i szacunek okazywany współpracownikom. Słuchamy pracowników i pochylamy się nad tematami, które są zdaniem pracowników ważne. Po spotkaniu wdrażamy proponowane zmiany lub… rozmawiamy dalej, wyjaśniamy powody określonych decyzji firmowych.
Daj przestrzeń do wskazania tematów do przegadania i pytań, które nurtują
Jak często i w jakiej formie odbywają się takie spotkania z pracownikami? Jak długo trwają?
Spotkania AMA odbywają się co miesiąc w formule online, korzystamy przy tym z MS Teams oraz legendarnej już opcji czat. Przedstawiciele kierownictwa odpowiadają po kolei na pytania wysłane wcześniej do Q&A Boxu. Jest też możliwość zadania dodatkowych pytań „na żywo” i na bieżąco na czacie. Czat towarzyszący spotkaniu AMA to miejsce u nas już legendarne. Są tam wszystkie ważne wątki, linki i informacje uzupełniające odpowiedzi, ale też dużo memów, humoru i luzu. Samo spotkanie trwa godzinę i jest to czas dla wszystkich efektywny i wystarczający.
Dodatkowo, mamy też inne formy komunikacji z pracownikami adresujące bardziej bieżące kwestie – anonimową skrzynkę pytań i odpowiedzi – tutaj publikujemy informacje w dużo krótszych interwałach. Generalnie staramy się, by żadne pytanie zadane przez nasz team nie pozostało bez odpowiedzi i wszyscy pracownicy mieli łatwą możliwość dotarcia do podsumowania spotkań. Dlatego, po każdej sesji AMA w Intranecie zamieszczamy nagrania oraz spisane pytania wraz z odpowiedziami ze spotkań.
Spodziewaj się, że tematów nie zabraknie!
W jaki sposób zachęcacie pracowników do zadawania pytań?
Mamy to szczęście, że dzięki kulturze, którą budujemy na co dzień, pytania do kierownictwa zawsze są. Trafiają do nas nie tylko pytania – w ostatniej sesji AMA pierwszy przekazany komentarz był kudosem za samo prowadzenie spotkań AMA i za to, że kierownictwo firmy poważnie traktuje przekazywane feedbacki i sugestie, a także wdraża potrzebne zmiany. Bardzo doceniamy takie spontaniczne pochwały i kudosy przekazywane przez pracowników!
Dużą wagę przykładamy do tego, aby każdy pracownik wiedział o organizowanych sesjach AMA. Dlatego opowiadamy o nich podczas onboardingu, a także w prowadzonej komunikacji wewnętrznej.
Jakich obszarów najczęściej dotyczą sesje AMA?
Tak szczerze, to chyba wszystkich! Były pytania o funkcjonowanie biur, organizację pracy, możliwość pracy z zagranicy, dofinansowań, performance firmy, finansów, benefitów, projektów, narzędzi wewnętrznych, integracji, kultury, ale i gospodarki. Widzimy, że nieco inne pytania pochodzą od osób pracujących u nas w oparciu o zatrudnienie w formie B2B, a nieco inne osób zatrudnionych na umowę o pracę. Inne pytania zadają też osoby pracujące w opcji całkowicie zdalnej, a nieco inne osoby, które wpadają do biur często. Pokazuje to, jak wiele tematów jako firma powinniśmy zaopiekować, aby odpowiedzieć na potrzeby różnych grup pracowników.
Dlaczego warto rozważyć wdrożenie spotkań typu AMA w Twojej firmie?
Czy wiemy jak pracownicy oceniają prowadzone sesje AMA?
Po każdej sesji AMA zachęcamy pracowników do wypełnienia ankiety i przekazania feedbacku odnośnie spotkania. Pytamy o formę, jakość, stopień satysfakcji z odpowiedzi, dajemy miejsce na komentarz. W ten sposób trafiają do nas cenne uwagi, wskazówki i komentarze pozwalające nam na dalsze usprawnianie spotkań.
Co powiedziałabyś firmom, które wahają się czy warto podobną inicjatywę organizować w swojej firmie?
Jeśli chcecie postawić na czystą, transparentną i zdrową kulturę organizacji, to zdecydowanie polecam ten format spotkań. Jest trudny, wymaga odwagi, otwartości, a czasem przyznania, że jakiś proces nie jest doskonały, ale „nagrodą” za transparentność w komunikacji z pracownikami jest poczucie stabilności, bezpieczeństwa i jasnej sytuacji po stronie pracowników. Pozwala to pracownikom skupić się na pracy, jaką wykonują i tym, co chcą osiągnąć. Jeśli na ważne pytania zostały przedstawione odpowiedzi, to nie trzeba tracić czasu na rozmaite dywagacje i scenariusze. Można powiedzieć, że to uwalnia i daje pracownikom poczuje spokoju.
Serdecznie dziękuję za rozmowę!
GFT jest pionierem transformacji cyfrowej, który tworzy zrównoważone rozwiązania, wykorzystując najnowsze technologie – od inżynierii chmury i sztucznej inteligencji po Blockchain/DLT. GFT Poland zatrudnia 1500 talentów, którym daje możliwości rozwoju kariery we wszystkich obszarach inżynierii oprogramowania i innowacji. Więcej informacji o firmie znajdziesz w kanałach firmowych:
www.gft.com/pl
www.blog.gft.com/pl/
www.linkedin.com/company/gft-group
https://twitter.com/GFT_Polska
https://www.facebook.com/GFTPolska/
PS. To nie jest tekst sponsorowany 😊 Jeśli w Twojej firmie prowadzone są działania dla pracowników, którymi warto zainspirować innych pracodawców, daj znać. Dla dobrych praktyk zawsze znajdziemy miejsce na blogu!
O innych innowacyjnych działaniach pracodawców skierowanych do pracowników i kandydatów możesz przeczytać w poprzednich wpisach na blogu:
🔹 7N i pomysł na dzielenie się wiedzą w organizacji, czyli Inspiration Team TUTAJ
🔹 Aviva i nieformalne spotkania z kandydatami w przestrzeni biurowej TUTAJ
🔹 Aptiv i rekrutacja inżynierów w samochodzie przyszłości TUTAJ
🔹 Capgemini i Dyżury Rekrutacyjne na Messengerze TUTAJ
🔹 Future Processing i sobotnie śniadania dla kandydatów TUTAJ
🔹 SII i aplikacja dla pracowników pozwalającą zmienić projekt wewnątrz firmy TUTAJ
🔹Refinitiv i dzień otwarty dla kandydatów, który kończy się zatrudnieniem nawet 10 osób jednego dnia TUTAJ
