W poprzednim artykule pisałam o tym, czym jest data-driven HR i trzech poziomach pracy z danymi HR – od opisu, przez interpretację, aż po decyzję. Jeśli miałabym wskazać jedno miejsce, w którym widać, na jakim poziomie realnie działa HR, to jest nim prezentacja HR dla zarządu. To właśnie tam weryfikuje się, czy dane są tylko raportem, czy rzeczywiście narzędziem wpływu.
W jednym z ostatnich postów o prezentacjach HR dla zarządu, jaki zamieściłam na LinkedIn połowa osób, które zareagowały, zapisała treść i prezentowane wskazówki na później. To ciekawy sygnał. Zapis to nie jest emocjonalne „lubię to”. To decyzja: „To może mi się przydać. Chcę do tego wrócić”.
[Też możesz pobrać ten materiał klikając TUTAJ]
Problem skutecznej prezentacji HR dla zarządu nie jest niszowy. HR już wie, że „trzeba mierzyć”. Coraz więcej zespołów raportuje KPI, powstają dashboardy, (jakieś) dane są.
A jednak bardzo często nie ma decyzji. I właśnie tu zaczyna się prawdziwy problem, nie w braku wskaźników, ale w sposobie ich używania.
Dlaczego prezentacja HR dla zarządu nie wpływa na decyzje?
Z doświadczenia widzę, że problem rzadko polega na braku danych. Częściej chodzi o sposób ich uporządkowania i zakomunikowania. W prezentacjach dla zarządu powtarzają się cztery schematy, które skutecznie odbierają HR wpływ.
Pułapka nr 1: Slajd jako archiwum
„Średni czas rekrutacji wynosi 37 dni.”
„Rotacja w tym roku to 18%.”
„Zaangażowanie spadło o 4 punkty.”
To są poprawne dane. Problem polega na tym, że zarząd nie przychodzi na spotkanie, żeby oglądać archiwum zdarzeń. Jeśli slajd nie odpowiada na pytanie: „Co z tego wynika dla firmy?”, to jest tylko podsumowaniem historii.
Pułapka 2: Analiza bez konsekwencji
HR często wykonuje krok dalej:
„21 z 37 dni procesu rekrutacyjnego to oczekiwanie na feedback od hiring managera.”
„Rotacja rośnie głównie w zespołach z największą liczbą nadgodzin.”
„Spadek zaangażowania dotyczy zespołów po restrukturyzacji.”
To jest dobra analiza. Ale jeśli prezentacja kończy się w tym miejscu, to zarząd zostaje z wiedzą, a nie z wyborem. A wiedza bez wyboru nie zmienia organizacji.
Pułapka 3: KPI bez decyzji
W wielu firmach pytanie brzmi: „Jakie wskaźniki powinniśmy mierzyć?”
To nie jest złe pytanie. Jest po prostu przedwczesne. Właściwa kolejność jest odwrotna:
- Jaką decyzję chcemy podejmować lepiej?
- Jakie ryzyko chcemy ograniczyć?
- Jakie zachowanie w organizacji chcemy zmienić?
- Dopiero potem warto pytać: jaki wskaźnik pomoże nam to monitorować?
Jeżeli zarząd mówi: „Rekrutacje trwają za długo”, to raport średniej liczby dni jest początkiem. Wpływ zaczyna się dopiero wtedy, gdy HR pokazuje: gdzie dokładnie powstaje opóźnienie, jaki jest koszt finansowy tego opóźnienia, jaka zmiana procesu jest możliwa i jaki efekt przyniesie to w skali roku.
Bez tego KPI pozostaje liczbą, a dopiero z tym rozwinięciem staje się argumentem.
Pułapka 4: Brak scenariusza „co jeśli”
Zarząd myśli kategoriami przyszłości, nie przeszłości.
Dlatego prezentacja HR dla zarządu powinna zawierać element projekcji:
- Co się stanie, jeśli nic nie zmienimy?
- Jak będzie wyglądać rotacja za pół roku przy obecnym trendzie?
- Ile będzie kosztować utrzymanie obecnej struktury?
- Jak zmieni się koszt wakatu przy skróceniu procesu o 5 dni?
Dopiero w tym momencie dane zaczynają być strategiczne.
Jak sprawdzić, czy Twoja prezentacja ma sens?
Zanim wejdziesz do sali zarządu, zadaj sobie trzy pytania:
- Jaką decyzję ma podjąć zarząd po tej prezentacji?
- Jakie alternatywy pokazuję?
- Co się stanie, jeśli żadna decyzja nie zostanie podjęta?
Jeśli nie potrafisz na to odpowiedzieć, to prawdopodobnie (na razie) masz raport, a nie prezentację decyzyjną.
Konsekwencje pozostawania na poziomie raportu
HR, który ogranicza się do raportowania jest postrzegany jako funkcja operacyjna, nie uczestniczy w rozmowach strategicznych i nie jest traktowany jako partner w zarządzaniu.
I to nie zawsze jest kwestia ambicji, a zdecydowanie kwestia sposobu pracy z danymi.
Dojrzałość analityczna nie polega na liczbie wskaźników. Polega na tym, czy potrafisz zamienić je w rekomendację.
A jak sprawdzić, czy Twój KPI ma sens?
Zrób prosty test trzech pytań:
- Jaką decyzję ten wskaźnik ma wspierać?
- Kto na podstawie tego KPI ma zmienić swoje zachowanie?
- Co się stanie, jeśli ten wskaźnik wzrośnie lub spadnie o 10%?
Jeśli trudno odpowiedzieć na te pytania, prawdopodobnie nie masz KPI, a jedynie raportową liczbę.
Jak przejść od slajdu do wpływu?
Dlatego, jeśli zapisujesz materiały o tym, jak robić dobre prezentacje dla zarządu, to znaczy, że czujesz wagę tematu. Ale prawdziwa zmiana zaczyna się nie wtedy, gdy poprawisz estetykę slajdów, tylko wtedy, gdy przestaniesz pytać: „Co powinniśmy mierzyć?” a zaczniesz pytać: „Jaką decyzję chcemy podjąć lub ułatwić dzięki tym danym?”
To jest moment, w którym analityka HR przestaje być raportem, a zaczyna być narzędziem wpływu. I tego Wam oczywiście życzę!
