Analiza sieci organizacji (Organizational Network Analysis, w skrócie ONA) to dziedzina, która cieszy się coraz większym zainteresowaniem w obszarze people analytics. Co dokładnie oznacza, skąd to rosnące zainteresowanie i na jakie narzędzia warto tutaj zwrócić uwagę?
Czym jest ONA (Organizational Network Analysis)?
ONA (Organizational Network Analysis, czyli analiza sieci organizacji) polega badaniu wzajemnych powiązań i relacji między pracownikami w organizacji. Ważne, aby odbywało się to z zapewnieniem prywatności indywidualnych pracowników. Oznacza to, że dane indywidualne powinny być wykorzystywane jedynie jako feedback indywidualny, a szersze analizy prowadzone jedynie na poziomie zespołów.
W omawianym podejściu analiza powiązań pomiędzy pracownikami nie odbywa się na podstawie deklaracji, ale danych o zachowaniach, których źródłem są systemy IT np. systemy pocztowe, systemy do współpracy i komunikacji online, a także kalendarz. Inaczej mówiąc, na podstawie tego, co dzieje się w organizacji na poziomie Outlooka, MS Teams czy Slacka (lub innych systemów wykorzystywanych w komunikacji między pracownikami) można odtworzyć prawdziwą sieć współpracy.
Możliwe jest wskazanie kim są kluczowe zespoły, jakie są kluczowe grupy czy obszary w firmie. „Kluczowe” będzie oznaczało tutaj istotne w sieci komunikacyjnej firmy, „łączniki” pomiędzy jednostkami firmy, zespoły często pojawiające się w komunikacji firmowej i ważne dla sprawnego jej przebiegu. Do tego, w oparciu o dane z logów systemów IT możemy też bardzo dużo powiedzieć o tym, jaki jest charakter pracy w danej firmie i na ile wpływa on na równowagę (bądź nie) w obszarze praca-życie prywatne.
Jakie jest zastosowanie rezultatów ONA?
Zastosowanie wniosków z ONA jest bardzo szerokie. Dane mogą pomóc w poprawie komunikacji (wiemy, gdzie są liderzy opinii, wiemy, gdzie są bariery, jakie obszary firmy są izolowane i stanowią tzw. silosy). Świadomość tego pozwala lepiej zaplanować wymianę wiedzy i doświadczeń w firmie.
Kolejny istotny obszar zastosowania ONA to monitorowanie poziomu obciążenia pracą oraz związanego z tym poziomu wellbeingu. Możemy dowiedzieć się jaki model pracy i współpracy dominuje w firmie i w jej poszczególnych obszarach i wreszcie, na ile jest to „zdrowy” model współpracy.
Jak dużo firm korzysta z ONA w obszarze people analytics?
W 2020 wg danych LinkedIn (Global Talents Trend Report) z ONA korzystało 14% firm, kolejne 22% planowało się nim zająć w perspektywie 5 lat. Niedawno Josh Bersin pokazał, że w tym momencie jest to obszar, w którym kompetencje analityczne HR są zdecydowanie najniższe. Aż 88% badanych HR-owców określiło tutaj swój poziom jako początkujący.
Josh Bersin, 2021
Skąd wynika rosnące zainteresowanie obszarem ONA w people analytics?
Do wzrostu zainteresowania się obszarem ONA w firmach przyczyniła się…pandemia i związany z nią wzrost popularności pracy zdalnej i hybrydowej. Brak bieżącego kontaktu bezpośredniego pracowników ze sobą sprawił, że określenie tego, w jaki sposób funkcjonuje firma i jak przebiega współpraca pomiędzy pracownikami stało się jeszcze trudniejsze.
W ślad za potrzebą zrozumienia sposobu, w jaki pracownicy komunikują się i współpracują ze sobą w ramach organizacji, pojawiły się też oczekiwania odnośnie poprawy wydajności, efektywności i jakości pracy pracowników.
Jak wygląda poziom obciążenia zespołów pracą? W ilu spotkaniach średnio biorą udział? Ile z nich odbywa się jednocześnie? Tego typu analityki można dokonywać na poziomie zespołów (i udostępniać zespołom), lub na poziomie indywidualnego pracownika (ale jedynie jako informacja zwrotna kierowana do tego pracownika i niedostępna szerzej w organizacji). W jakich godzinach pracują zespoły (jaki model obowiązuje w praktyce w naszej firmie)? Czy zespoły mają czas na tzw. pracę głęboką? Jak często odrywamy się od niej odpowiadając na pytania na firmowym komunikatorze? To są pytania, jakie firmy zaczęły sobie zadawać znacznie częściej w trakcie pandemii. ONA pozwala dostarczyć tutaj odpowiedzi.
Na co warto zwrócić uwagę korzystając z ONA?
Korzystanie z ONA w firmie wymaga (podobnie jak korzystanie z jakichkolwiek innych danych dotyczących pracowników) uregulowania kwestii prywatności i bezpieczeństwa danych. Ważne jest, aby pracownicy rozumieli jak ich indywidualna prywatność jest chroniona, w jaki sposób i w jakim celu są wykorzystywane dane. Nie powinien to być moim zdaniem argument za niekorzystaniem z ONA. Podczas analizy dane są wykorzystywane w sposób, który nie narusza prywatności pracowników, nie pozwala zidentyfikować wzorców pracy i komunikacji pojedynczych osób. Przetwarzane dane dotyczą przepływu wiadomości w systemach pocztowych, kalendarzach i systemach do organizacji spotkań, ale bez wglądu w treść wiadomości, spotkań, notatek itp. Dodatkowo, dane indywidualne mogą być haszowane, co w praktyce oznacza zmianę imienia i nazwiska na ciąg znaków. Inaczej mówiąc, dzięki analiza ONA możemy powiedzieć bardzo dużo o sieci powiązań i poziomie komunikacji w firmie, ale jednak nie wchodzimy w treść tej komunikacji i relacje pomiędzy pracownikami.
Narzędzia oparte o ONA, na które warto zwrócić uwagę.
Narzędziem wykorzystującym ONA jest powstała w Polsce już kilka lat temu Network Perspective. Network Perspective wspiera kilka obszarów funkcjonowania pracowników.
– współpracę w firmie: narzędzie pozwala m.in. odtworzyć nieformalną sieć połączeń pomiędzy zespołami w firmie w postaci sieci współpracy zespołów,
– podnoszenie efektywności współpracy i pracy własnej w firmie: każdy zespół dostaje informację zwrotną w postaci analiz, benchmarków i akcji do podjęcia dla głównych czynników wpływających na wykorzystanie czasu w pracy i obciążeń z tym związanymi (workload) w trzech obszarach: spotkania (meetings), praca głęboka (deep work) i przełączanie kontekstu (context switching) ,
– podnoszenie dobrostanu w firmie: każdy zespół dostaje informację zwrotną w postaci analiz, benchmarków i akcji do podjęcia dla głównych czynników wpływających na dobrostan (well-being) w trzech obszarach: więzi i kontaktów w zespole (intra-team bonding), współpracy i uczenia się od innych zespołów (cross-team learning), oraz harmonii praca-życie (work-life harmony) .
Innym narzędziem w obszarze ONA jest Microsoft VIVA. Aplikacja w oparciu o sztuczną inteligencję i analizy danych, w tym ONA, ma za zadanie pomóc w zrozumieniu sposobu, w jaki komunikujemy się i współpracujemy ze sobą w ramach organizacji. Składa się z kilku interesujących modułów, zawiera m.in.
– VIVA Insights – narzędzie analizujące wykorzystanie czasu w pracy oraz produktywność, a także poziom zaangażowania.
– VIVA Topics – moduł służący do zarządzania wiedzą w organizacji, który wykorzystuje ONA, aby zidentyfikować ekspertów w różnych dziedzinach oraz tematy, wokół których gromadzą się zasoby w organizacji
Przykładowy dashboard z narzędzia Microsoft VIVA.
Czym różnią się narzędzia Microsoft VIVA oraz Network Perspective?
Główne różnice pomiędzy Network Perspective a Microsoft VIVA dotyczą przede wszystkim:
– źródeł danych: VIVA jest oczywiście oparta o dane z narzędzi Microsoft, Network Perspective działa w oparciu o narzędzia Google Workspace, Slack, oraz Microsoft,
– podejścia do ochrony prywatności pracowników: VIVA dostarcza analityki na poziomie indywidualnym (dając pracownikom informację zwrotną w raportach My Analytics), ale anonimizuje dane, które przetwarza w module VIVA Insights. Network Perspective ma z kolei bardzo mocne podejście do ochrony prywatności indywidualnych osób, korzysta tylko z meta-danych, nie analizuje treści danych, haszuje dane indywidualne i przedstawia analitykę dla zespołów liczących min. 5 osób.
Jakie obszary analiz uwzględniają narzędzia oparte o ONA w narzędziach VIVA i Network Perspective?
VIVA dostarcza danych zarówno dla indywidualnego pracownika (podsumowania odnośnie tego, jak pracuje, wskazówki, co warto zmienić), jak i managera zespołu (style pracy w zespole, sugestie odnośnie działań, jakie warto podjąć, aby przeciwdziałać stresowi w pracy lub nawet wypaleniu zawodowemu).
Narzędzie przygotowane przez Network Perspective pozwala z kolei powiedzieć w oparciu o dane co dzieje się w organizacji w obszarach związanych z obciążeniem pracą (liczba i czas trwania spotkań, czas trwania pracy głębokiej, „przeskakiwanie” pomiędzy zadaniami) oraz i poziomem well-beingu zespołu (tworzenie więzi wewnątrz zespołu, uczenie się między zespołami, harmonia między pracą a życiem prywatnym). Mam nadzieję, że udało mi się zainteresować Cię stosunkowym nowym obszarem, jakim jest w people analytics ONA. Całkiem możliwe, że wiedza na temat tego, jak funkcjonuje organizacja i umiejętność interpretacji danych dostarczanych przez ONA będzie jedną z pożądanych kompetencji nowoczesnego HR-owca.
PS. To nie jest post sponsorowany, powstał z powodu mojego osobistego zainteresowania obszarem Analizy Sieci Organizacji (Organizational Network Analysis, czyli ONA) w people analytics i przekonania o dużej wartości analiz stąd płynących.
Więcej postów z kategorii „Analityka HR” sprawdź TUTAJ
Polskie narzędzie Network Perspective możesz sprawdzić TUTAJ
