Są firmy, w których „kadry” są częścią HR, są w takie, w których jest to zupełnie odrębna jednostka. Bywa też, że obszar kadr (a z nim dane kadrowe) bywa zupełnie wyoutsourcowany poza firmę. Nierzadko oznacza to również, że pracownicy kadr oraz HR pracują też na innym oprogramowaniu (które najczęściej ze sobą nie współpracuje). W obszarze kadr i płac będą to rozwiązania dotyczące zarządzania płacami, a w obszarze HR rozwiązania typu HRIS (Human Resources Information System, wykraczające daleko poza obszar wynagrodzeń).
Co ciekawe, rozwiązania HR Tech pojawiają się (w szczególności w Polsce) w obszarze kadr i płac najwcześniej w HR, często nawet przed rekrutacją. Możliwa jest też zatem sytuacja, w której w firmie funkcjonuje system kadrowo-płacowy, a systemu HRIS nadal nie ma.
To wszystko sprawia, że dane kadrowe są poza zasięgiem HR, bo często HR nie ma w ogóle do nich dostępu lub jego on mocno ograniczony. Utrudnia to znacząco podejmowanie decyzji, rozumienie potrzeb pracowników i interpretację danych HR-owych. Dlatego dziś krótko o tym, jakie dane kadrowe powinien znać każdy HR-owiec.
Uwaga, pisząc o danych, które powinien znać „każdy HR-owiec” mam na myśli zbiorcze podsumowania pokazujące profil społeczno-demograficzny i charakterystykę pracowników w firmie. Dostęp do danych per pracownik powinien być oczywiście ograniczony do ściśle wyznaczonych osób, odpowiedzialnych za poszczególne obszary HR, bo dane kadrowe to też często dane osobowe.
1. Ilu pracowników jest w Twojej firmie?
Wydawałoby się, że to podstawowe pytanie, zdarzało mi się jednak słyszeć odpowiedź „A to zależy wg jakiego systemu”. Odpowiedź jest możliwa oczywiście przy posiadaniu precyzyjnej definicji pracownika w firmie. Mam nadzieję, że ten etap w Twojej firmie macie już za sobą?
2. Kim są pracownicy w Twojej firmie – np. w jakim są wieku, płci, kiedy mają urodziny?
To jest podstawowa wiedza o pracownikach, a jakże przydatna nie tylko dla osób odpowiedzialnych za obszar „diversity & inclusion”. Pogłębiona i ważna wiedza pojawia się tutaj oczywiście nie tylko jeśli znamy dane ogólne dla całej firmy, ale wiemy też jak zróżnicowane są poszczególne działy firmy, zespoły, oddziały, role, spółki itp.
3. Miejsce zamieszkania pracowników
Kiedyś analiza samych kodów pocztowych dla jednego z klientów z branży produkcyjnej umożliwiła mi odkrycie spontanicznie działającego, oddolnego programu poleceń pracowników. Okazało się bowiem, że nieprzypadkowo pracownicy produkcyjni tej firmy pochodzili z określonych miejscowości dookoła większej aglomeracji. W innej firmie kody pocztowe i adresy były wykorzystywane do zaplanowania trasy busów dowożących pracowników do pracy.
4. Sytuacja rodzinna pracownika
Wiedza o sytuacji pracownika pozwala zaplanować szereg działań dla pracowników. Są wśród nich prowadzenie racjonalnej polityki benefitowej, wybieranie rozwiązań, które trafiają w potrzeby pracowników, planowanie wszelkich eventy i imprez dla pracowników. Przykład zastosowania tej wiedzy – wprowadzenie obok możliwości wykupienia (czy współfinansowania) nie tylko abonamentów zdrowotnych dla dzieci pracowników, a także np. dla rodziców wymagających wsparcia (czy też dowolnych osób wskazanych przez pracownika, będących z nim w bliskiej relacji).
5. Staż pracy, awanse i zmiany wynagrodzeń
Tutaj również pole do zastosowania danych jest szerokie, od świętowania rocznic pracowników (nawet w symboliczny sposób), po analizę częstotliwości awansów i zmian wynagrodzeń. Przykładowo, komunikacja danych dotyczących awansów (np. jak często pracownicy awansują, jaka część pracowników awansowała w danym roku) może pełnić bardzo ważną rolę wewnętrzną, pokazuje bowiem pracownikom „z dużego poziomu” jak wyglądają warunki rozwoju oferowane pracownikom w firmie czy też jaki jest poziom mobilności wewnętrznej.
6. Czas pracy i nieobecności
Tutaj pole do zastosowania danych jest niezwykle szerokie. Jako ciekawostkę podam Wam przykład dotyczący analizy nieobecności. To jedne z podstawowych danych, jakie warto znać. W sytuacji kiedy w firmie nie ma organizowanych badań satysfakcji czy zaangażowania, analiza nieobecności to dane, które mogą być pierwszą podpowiedzią odnośnie tego, jak wygląda ten „poziom zaangażowania”. W firmie, w której wszystko działa ok, nieobecności nieusprawiedliwione oraz nagłe zdarzają się naprawdę sporadycznie. Jeśli ich poziom zaczyna rosnąć warto zacząć szukać przyczyn.
A analiza czasów rozpoczynania i kończenia pracy może oczywiście pokazywać dominujące wzorce stylów pracy w firmie.
I na koniec ważne pytanie, jak często analizować ww. dane?
Wszystko zależy od tego, jak dużo zmienia się w Twojej firmie. Minimum dla analizy (i komunikacji) ww. danych to dla mnie raz na rok. W sytuacji dużych zmian w firmie, np. dużego wzrostu lub rotacji warto to robić nawet co miesiąc lub kwartał.
Jak zapewnić sobie dostęp do ww. danych?
Dostęp do tego typu danych może być w firmie utrudniony bądź…łatwo osiągalny. Tę drugą opcję osiągniesz z pomocą systemów HR Tech typu platformy employee experience, gdzie moduł kadrowo-płacowy jest tylko jednym z modułów. Pozostałe moduły mogą dotyczyć np. rekrutacji, rozwoju, zarządzania benefitami i innych funkcji HR.
Jednym z takich systemów jest Bob, sponsor dzisiejszego wpisu. Bob to platforma HR przygotowana przez firmę HiBob i posiadająca obecnie 4000 klientów w 100 krajach, w tym także w Polsce.
Sprawdź możliwości platformy Bob TUTAJ
Tak wygląda przykładowy dashboard w platformie employee experience Bob.
A o kolejnych danych, które warto analizować w obszarze HR przeczytasz na blogu niebawem. Jeśli uważasz ten wpis za wartościowy, podziel się nim z innymi!
