Czy chęć zadbania o doświadczenia kandydatów może być początkiem dużych zmian w firmie, obejmujących rekruterów, managerów rekrutujących pracowników oraz całą firmę? Sprawdźcie, jakie zmiany zapoczątkowało Twoje Studio Pracy IKEA, które od ponad 2 lat działa w Warszawie. O działalności Twojego Studia Pracy IKEA opowiedziały mi Edyta Gradkowska, Kierownik Centrum Rekrutacyjnego oraz Maja Martyniuk-Wojcieszczuk, Senior Rekruter.
– Czym jest Twoje Studio Pracy IKEA?
Twoje Studio Pracy IKEA (TSP) to nowoczesna i zbudowana z myślą o kandydatach przestrzeń przy Al. Krakowskiej 61 w Warszawie, w której kandydaci do pracy w IKEA spotykają się rekruterami i managerami IKEA. Celem istnienia Studia jest zapewnienie obu stronom, a właściwie partnerom procesu rekrutacyjnego, możliwości poznania się. Idealna dla nas sytuacja to moment, w którym obie strony mogą podjąć świadomą decyzję odnośnie rozpoczęcia lub nie pracy w IKEA.
– Skąd pomysł na przygotowanie takiego miejsca dla kandydatów?
Od początku istnienia firmy IKEA w centrum uwagi znajdowali się klienci i ich potrzeby, to dla nich wprowadzane są różne udogodnienia i możliwość wyboru sposobu realizacji poszczególnych usług. Mieliśmy poczucie, że w porównaniu z klientami mniej zrobiliśmy dla kandydatów, którym chcieliśmy dać odczuć, że ich również traktujemy po partnersku. Jedną z inspiracji było tutaj funkcjonowanie DOMOLINII IKEA (centrum wsparcia dla klientów) i możliwość obserwowania konsultantów w pracy z klientami.
Co ważne, powstanie TSP oznaczało dla nas dużo więcej niż przygotowanie przyjaznej przestrzeni do spotkań. Jako firma przeszliśmy dużą zmianę organizacyjną. Rekrutacja prowadzona do tej pory przez poszczególne sklepy została zcentralizowana (rekruterzy zamiast w sklepach pracują obecnie w Studio) a zasoby uwolnione na inne ważne procesy takie jak onboarding, rozwój czy też budowanie relacji z pracownikami. Jednocześnie, dużo większa odpowiedzialność została oddana managerom rekrutującym pracowników do swoich zespołów. Wdrożenie nowego systemu określiło ich nową rolę – to oni obecnie są zarówno inicjatorami, jak i osobami kończącymi proces rekrutacji kandydata. Cała zmiana była możliwa dzięki bardzo bliskiej współpracy zespołu People & Culture (który działa u nas zamiast „tradycyjnego” zespołu HR), zespołu odpowiedzialnego za employer branding oraz managerów rekrutujących.
– Z jakimi korzyściami dla kandydatów wiążą się spotkania w Studio Pracy IKEA?
Bardzo zależało nam, aby dać kandydatom poczucie, że chcemy traktować ich naprawdę po partnersku. Ma to kilka konsekwencji. Z jednej strony staramy się w sposób bardzo szczery i transparentny przybliżyć pracę w IKEA, z drugiej strony, dajemy kandydatom wybór w różnych momentach procesu rekrutacji. Przykładowo, kandydaci aplikując do IKEA mają możliwość zaprezentowania się po swojemu, niekoniecznie poprzez wysłanie CV. Kandydaci potrafią być tutaj bardzo kreatywni i zaangażowani. Wśród aplikacji od kandydatów, jakie do nas spływają zdarzają się np. filmiki nakręcone w sklepie IKEA, filmiki, w których o kandydatach opowiadają ich znajomi czy kreatywna prezentacja kandydatki z wykorzystaniem katalogu IKEA. Kolejny przykład to używana przez nas w jednym z etapów rekrutacji aplikacja HireVue, w której kandydaci nagrywają odpowiedzi na pytania w formie filmików video wybierając najlepszy dla siebie czas i miejsce. Udział w tym etapie rekrutacji nie jest obowiązkowy, można go zastąpić rozmową telefoniczną z nami.
W samym Studio Pracy robimy wszystko, aby kandydaci czuli się bardzo swobodnie, kandydata wita oczekujący go rekruter, podczas spotkania ma szansę poznać przyszłego managera, zapraszamy go też od razu do kuchni na wspólną fika (kawę), staramy się przy tym zachować balans pomiędzy zapewnieniem luźnej atmosfery a profesjonalizmem. Jeśli kandydat przychodzi na spotkanie z dzieckiem, możemy zaprowadzić je do „mini Smalandii”, czyli pokoju zabaw dla dzieci znanym ze sklepów IKEA. Dokładnie zdefiniowaliśmy też poszczególne elementy spotkania kandydata z nami, począwszy od spotkania przy recepcji, aż po końcowy feedback, jaki przekazujemy po spotkaniu. Wszystko po to, aby zapewnić kandydatom jak najlepsze doświadczenie.
– W jaki „nietypowy” sposób kandydaci mogą poczuć jak to jest pracować w IKEA?
W trakcie całego procesu jesteśmy bardzo transparentni w rozmowach z kandydatami. Pokazujemy jak wygląda praca w IKEA „od kuchni”, m.in. zapraszamy na spotkania także na terenie sklepów, w miejscach, do których nie mają zwykle dostępu klienci. Kandydat ma możliwość zobaczenia, jak współpracujemy, doświadczyć szwedzkiej kultury pracy, jednocześnie mówimy otwarcie o tym, z jakimi wymaganiami wiąże się praca na stanowiskach w sklepie. W samym Studiu zapraszamy m.in. do tego, aby przymierzyć charakterystyczną żółtą koszulę, w której pracują pracownicy sklepów, na specjalnej tablicy można zobaczyć, jakie wartości i elementy życia są szczególnie ważne dla naszych kandydatów i pracowników, a zaraz obok, uwagi, jakie przekazali nam kandydaci w ramach feedbacku na temat spotkania w TSP .
– Czy w odpowiedzi na feedback kandydatów w Studio Pracy zostały wprowadzone jakieś zmiany?
Zmian było naprawdę sporo, od początku nastawiliśmy się na to, że będziemy aktywnie słuchać kandydatów i wdrażać zmiany w spotkaniach odbywających się w Studio. Przykładowo, bardzo szybko okazało się, że dla kandydata, który może być lekko stremowany po przyjściu na spotkanie, dużo ważniejsze niż opowiadanie o firmie może być… wskazanie najbliższej toalety. Jeśli chodzi o inne wprowadzone przez nas zmiany, to m.in. zaczęliśmy dokładnie wyjaśniać kandydatom cel i przebieg spotkań grupowych, w których kandydaci biorą udział. Bardzo dbamy też o komunikację z kandydatem w trakcie całego procesu, począwszy od wysłania mapki z zaznaczeniem wejścia do Studia Pracy, dokładne informowanie kandydata odnośnie etapu, na którym się znajduje w procesie, aż po komunikację prowadzoną pomiędzy złożeniem oferty, a pierwszym dniem pracy kandydata.
– A jakie korzyści przyniosło funkcjonowanie Studia Pracy dla IKEA?
Studio Pracy IKEA dało nam możliwość skoncentrowania się na kandydacie i jego potrzebach. Przykładowo, zmieniamy treść ogłoszeń, na które aktualnie rekrutujemy, jeśli na spotkaniach z kandydatami zauważamy, że jest w nich coś niejasnego. Dzięki szczegółowemu dopracowaniu elementów spotkania z kandydatem mamy możliwość zapewnienia wspólnych doświadczeń kandydatom z całej Polski. Obserwujemy przy tym zarówno różnice, jak i podobieństwa pomiędzy lokalnymi rynkami pracy, na których działamy rekrutując do poszczególnych lokalizacji IKEA w Polsce wymieniając się jednocześnie wiedzą z pracownikami sklepów IKEA.
Przygotowanie i działalność Studia Pracy IKEA pozwoliły nam też przygotować spójną z partnerskim podejściem do kandydata kampanię employer brandingową. Hasło kampanii „Ty jesteś zmianą” bardzo dobrze oddaje cechy, jakich szukamy u kandydatów.
Wreszcie, co oczywiście bardzo nas cieszy, pomysł i działalność Twojego Studia Pracy IKEA w Polsce zostały też na tyle docenione w strukturach globalnych, że obecnie trwają prace nad tworzeniem podobnych centrów w wszystkich lokalizacjach IKEA na świecie a my chętnie dzielimy się naszym doświadczeniem.
– Jak możemy podsumować działalność Studio Pracy IKEA? Jak dużo kandydatów uczestniczy w spotkaniach i zostaje dzięki nim zatrudnionych?
Powstanie Studio Pracy IKEA oznaczało dla nas – i dla kandydatów – bardzo dużą zmianę. Przeszliśmy dzięki temu od „tradycyjnego” procesu rekrutacji, w którym kandydat odgrywa dość pasywną rolę, do procesu, w którym traktujemy go jak partnera. Przy mocno aktywnym rynku pracy, w ostatnim roku działalności studia, w związku z rozwojem firmy, zostało zgłoszone 25% więcej wakatów, jednocześnie dzięki działaniom EB, spójnej komunikacji i świadomemu wzmacnianiu marki na rynku, liczba aplikacji zwiększyła się o 50% dzięki czemu mogliśmy zrealizować potrzeby biznesu.
Zdarza się, że po spotkaniach w Studio Pracy IKEA, część kandydatów, którzy nie otrzymują zaproszenia do dalszych etapów rekrutacji jest nieco rozczarowana- poczuli atmosferę firmy, poznali nowe, ciekawe osoby, już widzieli się w żółtej koszuli. Dlatego też – wszystkim chętnym kandydatom – przekazujemy feedback na temat przebiegu spotkania w Studio, wyjaśniamy, jakiego profilu Kandydata poszukujemy w danym momencie.
– Czy warto zachęcać inne firmy do podobnych inicjatyw? Kiedy ma to sens?
Każda organizacja sama powinna sobie odpowiedzieć na pytanie w jakim jest miejscu i na ile jest gotowa na otwarcie na Kandydata i na ile są spójni w wewnętrznych i zewnętrznych komunikatach. Podobne rozwiązania sprawdzić się mogą wśród firm, które chcą nie tylko uczyć się od swoich zespołów, ale także od swoich kandydatów dostosowując działania w oparciu o ich bezpośredni feedback – nasze Studio pozwala na szerokie spojrzenie na rynek w całej Polsce, kandydata, pracownika i procesy. Dzisiaj kreując wizerunek pracodawcy, najważniejsze jest bycie autentycznym, spójnym i transparentnym.
Bardzo dziękuję za rozmowę i podzielenie się doświadczeniami!
O innych innowacyjnych działaniach pracodawców skierowanych do pracowników i kandydatów możesz przeczytać w poprzednich wpisach na blogu:
🔹 PZU i Dni Otwartego Biznesu, czyli jak zadbać o doświadczenia kandydatów i pracowników jednocześnie TUTAJ
🔹 7N i pomysł na dzielenie się wiedzą w organizacji, czyli Inspiration Team TUTAJ
🔹 Aviva i nieformalne spotkania z kandydatami w przestrzeni biurowej TUTAJ
🔹 Aptiv i rekrutacja inżynierów w samochodzie przyszłości TUTAJ
🔹 Capgemini i Dyżury Rekrutacyjne na Messengerze TUTAJ
🔹 Future Processing i sobotnie śniadania dla kandydatów TUTAJ
🔹 SII i aplikacja dla pracowników pozwalającą zmienić projekt wewnątrz firmy TUTAJ
🔹Refinitiv i dzień otwarty dla kandydatów TUTAJ
